Es sichert die Überlieferung des Verwaltungshandelns der Vergangenheit und Gegenwart und bewahrt die Rechtssicherheit für Verwaltung und Bürger in der Zukunft.
Durch Ordnen und Verzeichnen der hier archivierten Aktenbestände und Anfertigen von Findbüchern und Verzeichnissen in Dateiform werden Recherchen zu Ereignissen und zum Leben im Kreis Hildburghausen ermöglicht.
Insbesondere Ortschronisten, Ahnenforscher, Historiker, Schüler und Studenten finden im Kreisarchiv vielfältige Quellen für ihre Forschungen vor.
Auch Behörden und Ämter erhalten Amtshilfe bei der Suche nach Belegen und Dokumenten zur Wahrung von rechtlichen Interessen der Bürger z.B. bei Bearbeitung von Rehabilitationsanträgen oder bei Verfahren in denen Eigentumsrechte eine Rolle spielen wie z.B. Flurneuordnungen.
Neben den Direktbenutzungen erreichen das Kreisarchiv auch zahlreiche schriftliche Anfragen aus dem In- und Ausland u. a. zu Familienforschungen oder historischen Forschungsarbeiten.