Die Benutzung des historischen Kreisarchivs ist prinzipiell für Jedermann möglich und richtet sich nach der Benutzungssatzung für das Archiv des Landkreises Hildburghausen, Beschluss des Kreistages Hildburghausen Nr. 25/05/99 vom 30.11.1999.

Jeder der Einsicht in Archivgut nehmen möchte, muss zunächst einen „Benutzerantrag“ ausfüllen, in dem er Angaben zu seiner Person und dem Zweck der Benutzung machen muss. Vom Archiv wird dann im Einzelfall geprüft, ob der Benutzung Beschränkungen hinsichtlich Datenschutzes oder Schutzfristen entgegenstehen.

Neben den Direktbenutzungen ist es möglich schriftliche Anfragen an das Archiv zur richten. Recherchen nach relevantem Archivgut sowie Auskünfte aus Archivgut werden so ermöglicht, ohne dass man persönlich erscheinen muss. Allerdings können aufwendige Forschungsarbeiten auf diesem Wege nicht erledigt werden.

Gebühren werden entsprechend der Gebührensatzung zur Satzung über die Benutzung des Kreisarchivs vom 01.11.2022 erhoben.